22 October 2017

News Flash

पुढची पायरी : अष्टावधानी बना 

कार्यालयात आपली कार्यक्षमता व उत्पादकता वाढवायचा एक उत्तम मार्ग म्हणजे अष्टावधानी होणे.

डॉ. जयंत पानसे | Updated: August 12, 2017 1:30 AM

एखाद्या व्यस्त कार्याल यात चुणचुणीत स्वागतिका सुहास्य वदनाने एकाच वेळी अनेक कामे करताना दिसते. तेव्हा तुम्ही तिच्या कार्यशैलीवर एकदम खूश होता. कुणाला ती गुड मॉर्निग म्हणते, कुणाला आठवणीने साहेबांचा निरोप सांगते, कुणाला फोन लावून देते तर कुणाला योग्य त्या सहकाऱ्याकडे काम पूर्ण करायला पाठवते. या सगळ्या गोष्टी ती जवळपास एकाच वेळी करत असते. कार्यालयातील एखाद्या वरिष्ठ साहेबांच्या कामाबद्दल माहिती घेताना आपण ऐकतो की त्यांनी कशा प्रकारे एकाच वेळी अनेक कामं, अचूक आणि वेळेत केली. अशा व्यक्तींच्या यशामागचे रहस्य म्हणजे अष्टावधानीपणा – शब्दश सांगायचं तर एकाच वेळी आठ कामे करणे. पण मथितार्थ म्हटला तर एकाच वेळी अनेक गोष्टी सहज हाताळणे आणि पूर्णत्वास नेणे.

कार्यालयात आपली कार्यक्षमता व उत्पादकता वाढवायचा एक उत्तम मार्ग म्हणजे अष्टावधानी होणे. सुरुवातीला वाटते हे अवघड, पण सरावाने तुम्ही अशी अनेक कामे अचूकतेने एकाच वेळी करू शकता. त्यासाठी प्रयत्न मात्र करावयाला हवेत. एक काम संपल्यानंतर दुसरे काम अशा रीतीने क्रमश: कामे करत गेल्यास खूप वेळ लागतो. त्यातून तुमचा अनेक ग्राहकांशी संबंध येत असेल तर ते कंटाळूनच जातात.

अष्टावधानी कार्यशैलीत काय अपेक्षित आहे?

  • सध्याच्या स्पर्धात्मक वातावरणात एका कामासाठी एक कर्मचारी परवडत नाही.
  • त्यामुळे एका कर्मचाऱ्याकडे अनेक कामे करावयाची कौशल्ये असणे अपेक्षित आहे.
  • ही कामे त्याने क्रमश: करणे म्हणजे वेळेचा अपव्यय. त्यामुळे ही कामे एकाच वेळी लागोपाठ केली तर ग्राहकांचे जास्त समाधान होते.
  • कर्मचाऱ्याला ही सर्व कामे करावयाच्या पद्धती (Standard Operating Procedures – SOP) सखोल माहिती असायला पाहिजेत.
  • कर्मचाऱ्याला या कार्यपद्धतींचा उत्तम सराव पाहिजे.
  • कर्मचाऱ्याला अनुभवातून शिकून कार्यपद्धती आणखी समृद्ध करता आल्या पाहिजेत.
  • अष्टावधानी कसे व्हावे हे शिकताना एक लक्षात घ्या
  • की खरं म्हणजे तुमचा मेंदू एकावेळी एकच काम करू शकतो. पण वेळेचा उपयुक्त वापर (Time Sharing) करूनच अष्टावधानी मंडळी ही कसरत साधतात.

अष्टावधानी कसे व्हावे?

  • आपल्याला नेहमी करावयाला लागणाऱ्या कामांची यादी करा.
  • ही कामे कशा पद्धतीने करावीत याच्यासाठी (Standard Operating Procedures – SOP) तयार करा.
  • प्रत्येक काम करण्याचे उद्दिष्ट नीट समजावून घ्या. उपलब्ध वेळेची कामांच्या प्राधान्यक्रमाप्रमाणे विभागणी करा.
  • इतर सहकाऱ्यांकडून तुमची कामे पूर्णत्वास नेण्यासाठी एखाद्या टप्प्यावर काही माहिती वा मदत लागणार असल्यास तसे त्यांना तेव्हाच सांगा. लगेचच कामांना सुरुवात करा. एकाआड एक अशी कामांची अदलाबदल करत पूर्ण एकाग्रतेने कामे करत राहा.
  • लवकरच तुमच्या लक्षात येईल की सर्व कामे हळूहळू पुढे सरकत आहेत; आणि पूर्णही होत आहेत.
  • या पद्धतीने दररोज सराव केला की तुमचा मेंदू प्रतिक्षिप्तपणे अनेक कामे एकाच वेळी हातावेगळी करावयाच्या क्रियेत पारंगत होईल.
  • जेवढा सराव कराल, तेवढी तुम्ही एकाच वेळी करण्याच्या कामांची गुणवत्ता वाढेल.
  • या सरावात टेक्नॉलॉजीचा (Pause) जास्तीत जास्त वापर करा; त्यामुळे वेळ तर वाचेलच, पण कामातही अचूकता येईल.
  • एका वेळा अनेक कामे करताना स्मृतीवर जास्त जोर देऊ नका. एखाद्या कामातील एखादी माहिती नंतर वापरावयाची असल्यास आठवणीत ठेवण्यापेक्षा संदर्भासह कागदावर लिहून ठेवा.
  • तुम्ही एकाग्रतेने काम करत असताना अचानक काही व्यत्यय आला तर एक मानसिक स्वल्पविराम (ढं४२ी) घ्या. व्यत्यय संपल्यानंतर ज्या ठिकाणी तुम्ही काम थांबवले होते तेथून परत त्याच एकाग्रतेने चालू करा.
  • एकाच वेळी अनेक कामे हाताळताना मानसिक थकवासुद्धा येण्याची शक्यता असते. त्यावेळी काम थांबवा व एक छोटीशी विश्रांती घ्या. कॉफी प्या, गाणी ऐका, प्रफूल्लित व्हा व परत उरलेली कामे चालू करा.
  • अष्टावधानी बनण्याच्या सरावाची आजच सुरुवात करा. तुमचे कार्यकौशल्य जसे वाढत जाईल तसे सहकारी आणि वरिष्ठ तुमच्या वाढलेल्या कार्यक्षमतेचे व उत्पादकतेचे कौतुक करतील. अर्थातच तुमच्या प्रगतीची योग्य ती दखलही घेतली जाईल.

dr.jayant.panse@gmail.com

First Published on August 12, 2017 1:30 am

Web Title: efficient worker standard operating procedures