22 October 2020

News Flash

महामोहजाल : ‘ऑनलाइन मीटिंग्ज’ची सुरक्षितता

ऑनलाइन मीटिंग प्रभावहीन होऊ नयेत यासाठीही काही उपाय आहेत.

‘ऑनलाइन मीटिंग्ज’ हा ‘करोना’नंतरच्या काळात बहुतेक जणांच्या आयुष्याचा अविभाज्य भाग झाला आहे.

प्रसाद शिरगांवकर – prasad@aadii.net

‘ऑनलाइन मीटिंग्ज’ हा ‘करोना’नंतरच्या काळात बहुतेक जणांच्या आयुष्याचा अविभाज्य भाग झाला आहे. कोणत्या तरी ‘अ‍ॅप’च्या माध्यमातून होणाऱ्या या मीटिंग्जमध्ये ऑफिसशी संबंधित महत्त्वाच्या माहितीवर चर्चा होत असल्यामुळे मीटिंगची गोपनीयता पाळणं आणि घरात बसून मीटिंगला उपस्थित राहताना आपल्या घराची आणि कुटुंबातील व्यक्तींची ‘प्रायव्हसी’ अबाधित राखणं, या दोन्ही गोष्टी लक्षात ठेवायला हव्यात. तसंच ऑनलाइन मीटिंग प्रभावहीन होऊ नयेत यासाठीही काही उपाय आहेत.

‘‘हॅलो, हॅलो, माझा आवाज ऐकू येतोय का?’’,

‘‘हॅलो, माझा स्क्रीन दिसतोय का?’’ हे सध्याच्या काळात परवलीचे प्रश्न झालेत.  घरोघरी ते रोज ऐकू  येत आहेत, कारण सध्या अनेक जण घरून काम करत आहेत. बऱ्याचघरांमध्ये नवरा-बायको दोघंही दिवसभर घरून काम करतातच, शिवाय मुलांच्या शाळाही ‘ऑनलाइन’ असतात. सध्या प्रत्यक्षातल्या सामाजिक भेटीगाठी खूप कमी झाल्यानं मित्रमंडळींपासून ते नातेवाईकांपर्यंत अनेकांशी ‘व्हिडीयो कॉल्स’ करण्याचं किंवा ‘ऑनलाइन कट्टे’ निर्माण करून तिथे जमण्याचं प्रमाणही अचानक वाढलं आहे. या परिस्थितीत ऑनलाइन कॉल्स सुरक्षितपणे कसे करायचे अन् ते प्रभावी होण्यासाठी काय करायचं हे विषय महत्त्वाचे झाले आहेत.

अशा ऑनलाइन मीटिंग्ज किंवा गप्पांच्या कट्टय़ांसाठी सध्या ‘झूम’ किंवा ‘गूगल मीट’ ही सध्याची अत्यंत लोकप्रिय सॉफ्टवेअर्स तसेच अ‍ॅप्स आहेत. त्यांच्याबरोबर ‘मायक्रोसॉफ्ट टीम्स’, ‘सिस्को वेबेक्स’, ‘गो टू मीटिंग’ ही सॉफ्टवेअर्सदेखील कॉर्पोरेट जगात मोठय़ा प्रमाणात वापरली जातात. ‘स्काईप’, ‘व्हॉट्सअ‍ॅप’सारख्या अ‍ॅप्समध्ये अन् ‘फेसबुक’सारख्या सोशल मीडिया प्लॅटफॉर्मवरही व्हिडीयो कॉल्स अन् व्हिडीयो कॉन्फरन्स करण्याची सोय उपलब्ध आहे. यातल्या बहुतेक सर्व अ‍ॅप्समध्ये व्हिडीयो कॉलिंग, ऑडियो कॉलिंग, टेक्स्ट चॅटिंग, स्क्रीन शेअरिंग अशा जवळजवळ सगळ्या सुविधा असतात. ऑनलाइन मीटिंग्जसाठी असलेल्या सॉफ्टवेअर्सपैकी स्काईप आणि व्हॉट्सअ‍ॅप वगळता बाकी सर्व सॉफ्टवेअर्समध्ये मीटिंगसाठी एक ‘लिंक’ तयार केली जाते. ती लिंक ‘क्लिक’ केली की आपण मीटिंगमध्ये सहभागी होऊ शकतो. इथे ऑनलाइन सुरक्षिततेचा पहिला मुद्दा समोर येतो. मीटिंगची लिंक ज्याला उपलब्ध झाली आहे अशी कु णीही व्यक्ती कोणत्याही ऑनलाइन मीटिंगमध्ये सहभागी होणं शक्य असतं. आपल्या कामाच्या ठिकाणची गोपनीय माहिती असलेली मीटिंग असेल, मित्रांचा खासगी कट्टा किंवा शाळा वा शिकवणीचा वर्ग, अशा कोणत्याही ठिकाणी कु णी आगंतुक व्यक्ती येणं धोक्याचं असू शकतं. त्यामुळे ऑनलाइन मीटिंग ठरवताना आणि त्याची लिंक तयार करताना संयोजकानं काळजी घेणं महत्त्वाचं असतं. काही सॉफ्टवेअर्समध्ये (उदा. झूम) मीटिंग तयार करताना त्याला ‘पासवर्ड’ ठेवायची सोय उपलब्ध असते. आपल्या मीटिंगच्या सुरक्षिततेसाठी जिथे उपलब्ध आहे तिथे पासवर्ड ठेवणं ही सुरक्षिततेच्या दृष्टीनं अत्यंत महत्त्वाची पायरी असते. काही सॉफ्टवेअर्समध्ये (उदा. गूगल मीट) मीटिंगला पासवर्ड ठेवता येत नाही. मात्र मीटिंग सुरू झाल्यावर कु णाला मीटिंगमध्ये प्रवेश द्यायचा हे संयोजक ठरवू शकतात. अशा सॉफ्टवेअर्समध्ये मीटिंग करत असू तर संयोजकानं नीट लक्ष देऊन आगंतुकांना मीटिंगमध्ये प्रवेश नाकारणं गरजेचं आहे. दोन्ही प्रकारच्या सॉफ्टवेअर्सच्या बाबतीत घ्यायची महत्त्वाची काळजी म्हणजे मीटिंगच्या लिंक्स सोशल मीडियावर जाहीरपणे प्रकाशित न करता मीटिंगला ज्या व्यक्ती येणं अपेक्षित आहेत फक्त त्यांनाच  ई-मेल किंवा मेसेजमधून मीटिंगच्या लिंक्स पाठवाव्यात.

ही काळजी आपण घेतली तर आपल्या ऑनलाइन कॉल्समध्ये कु णी आगंतुक घुसण्याची शक्यता खूप कमी होते. पण तरीही कॉल किंवा मीटिंगच्या संयोजकानं मीटिंगच्या दरम्यान सतर्क राहाणं गरजेचं असतं. मीटिंगमध्ये कोणकोण आलं आहे यावर लक्ष ठेवून जर कुणी अनोळखी किंवा आगंतुक व्यक्ती मीटिंगमध्ये दिसली तर तिला मीटिंगमधून काढून टाकता येतं, अन् तसं केलं पाहिजे. ऑनलाइन मीटिंग्जमधल्या सुरक्षिततेनंतर दुसरा महत्त्वाचा मुद्दा येतो तो खाजगीपणाचा. ऑफिसच्या किंवा खाजगी गप्पांच्या मीटिंगसाठी केलेल्या ऑनलाइन व्हिडीयो कॉलमध्ये आपल्या घराचं दृश्य लोकांना दिसत असतं. त्यात फक्त आपणच नाही तर आपल्या घरातली, आपल्या आजूबाजूला वावरणारी माणसंही इतरांना दिसू शकतात. मित्रमंडळींच्या कॉल्सच्या बाबतीत हे एकवेळ ठीक आहे, पण ऑफिस कॉल्स किंवा ऑनलाइन शाळांच्या बाबतीत हे खरंतर आपल्या खाजगीपणाच्या मर्यादेचं उल्लंघन असतं. आपलं घर कसं आहे, घरातली माणसं कशी आहेत, हे ऑफिस किंवा शाळेला कळायची काही गरज नसते. ऑनलाइन व्हिडीयो कॉल्समुळे हे अगदी सहज कळू शकतं. महत्त्वाचे कामाचे कॉल्स असतील तेव्हा आपल्या व्हिडीयोच्या फ्रेमध्ये काय दिसत आहे हे तपासणं, घरातल्या इतर माणसांना महत्त्वाचा कॉल असल्याची कल्पना देऊन ते फ्रेममध्ये येणार नाहीत हे बघणं आणि हे दोन्ही शक्य नसेल तर आपला व्हिडीयो बंद ठेवणं हे आपला खाजगीपणा जपण्यासाठी महत्त्वाचं असतं. ते केलं पाहिजे. खाजगीपणा जपण्याची आणखी एक काळजी मीटिंगच्या संयोजकानं घ्यावी. अनेक सॉफ्टवेअर्समध्ये मीटिंग रेकॉर्ड करण्याची सोय असते. एखादा अत्यंत महत्त्वाचा विषय असेल तर तो पुन्हा ऐकता यावा किंवा मीटिंगला जे येऊ शकले नाहीत त्यांना सवडीनं बघता यावं म्हणून रेकॉर्डिग करण्याची सोय असते. मात्र रेकॉर्डिग करताना मीटिंगमध्ये उपस्थित असलेल्या लोकांना त्याची कल्पना द्यावी. तसंच हे रेकॉर्डिंग आपण समाजमाध्यमांवर प्रकाशित करणार असू तर तशीही कल्पना द्यावी. खरंतर वेगवेगळ्या माणसांच्या घरांचं चित्रीकरण ज्यात झालं आहे अशा मीटिंग्जचे व्हिडीयोज समाजमाध्यमांवर प्रकाशित करण्यानं त्या-त्या व्यक्तींच्या खाजगीपणाला मोठा धोका निर्माण होऊ शकतो. त्यामुळे शक्यतो असे व्हिडीयोज प्रकाशित करू नयेत किंवा सर्व संबंधितांची अनुमती घेऊनच प्रकाशित करावेत.

ऑनलाइन मीटिंग्जची सुरक्षितता आणि खाजगीपणानंतर महत्त्वाचा मुद्दा येतो तो प्रभावीपणाचा. मीटिंग्ज हा कॉर्पोरेट आयुष्यातला महत्त्वाचा भाग असतो. विशेषत: सेवा क्षेत्रात काम करणाऱ्या किंवा व्यवस्थापकीय पदांवर असणाऱ्या व्यक्तींना दिवसभर अनेक मीटिंग्जना सामोरं जावं लागतं. टाळेबंदीच्या काळात घरून काम करणाऱ्या सगळ्यांनाच अनेक ऑनलाइन मीटिंग्ज कराव्या लागत आहेत. खरंतर प्रत्यक्षातल्या कॉर्पोरेट मीटिंग्जही बऱ्यापैकी रटाळ असू शकतात. त्या प्रत्यक्षात न होता ऑनलाइन होत असतील तर जास्तच रटाळ होऊ शकतात. दिवसातला जवळपास सगळाच वेळ अशा मीटिंग्ज करण्यात जात असेल तर हे प्रकरण फारच अंगावर यायची शक्यता असते. बहुसंख्य जणांना नेहमीच्या पद्धतीनं करायचं काम आणि मीटिंग्ज अचानक बंद करून एकदम सगळं ऑनलाइन करावं लागल्यानं याचा प्रभावीपणे वापर कसा करावा याचं प्रशिक्षण घ्यायला वेळच मिळालेला नाही.

प्रत्यक्षातल्या मीटिंग्जपेक्षा ऑनलाइन हे पूर्णपणे वेगळं माध्यम आहे. त्याच्या अंगभूत क्षमता आणि मर्यादा आहेत. प्रत्यक्ष मीटिंग्जमध्ये माणसं एकाच वातावरणात समोरासमोर बसलेली असतात. ती एकमेकांशी शब्दांतून आणि देहबोलीतूनही संपर्क साधत असतात. शिवाय मीटिंग्जमध्ये वातावरणातले अडथळे, लक्ष विचलित होईल अशा गोष्टी नसतात. ऑनलाइन मीटिंग्जमध्ये मात्र लोक आपापल्या घरात बसून मीटिंगमध्ये सहभागी होत असतात अन् लक्ष विचलित होईल अशा अनेक गोष्टी असू शकतात. ऑनलाइन मीटिंग्ज रोचक व्हाव्यात आणि यशस्वीही व्हाव्यात असं वाटत असेल तर पुढील गोष्टी करता येतील.

आपण बोलणार असू तेव्हा आपला व्हिडीयो सुरू ठेवावा. मीटिंगमधल्या इतरांना आपला आवाजच ऐकू  येण्याबरोबर आपला चेहरा, हावभाव, देहबोली दिसली पाहिजे.

बोलण्याची सुरुवात अत्यंत सहज, सोपी, हलकीफुलकी, एखाद्या विनोदानं किंवा व्यक्तिगत अनुभव शेअर करण्यानं करावी. कॉलवरच्या इतरांचं लक्ष वेधलं जाणं आणि त्यांच्याशी जोडलं जाणं महत्त्वाचं असतं. ते पहिल्या दोन-चार वाक्यांत साधावं.

जे बोलायचं आहे ते अत्यंत मुद्देसूद आणि अजिबात फापटपसारा न लावता बोलावं. आपलं कॉल किंवा मीटिंगचं उद्दिष्ट काय आहे ते आणि इतरांकडून काय अपेक्षित आहे ते थोडक्यात आणि स्पष्ट शब्दांत सांगावं.

बोलताना, ‘प्रेझेंटेशन’ देताना एकसुरी रटाळ आवाजात न देता आवाजात चढ-उतार करून, भरपूर उत्साहानं ते सादर करावं.

मीटिंगमध्ये आपल्याला जेवढा वेळ दिला गेला असेल किंवा आपण जेवढा वेळ घेणं अपेक्षित असेल तो काटेकोरपणे पाळावा. उगाच पाल्हाळ लावत बसू नये. इतरांच्या वेळेचा मान ठेवावा.

दुसरी व्यक्ती मुद्दे सोडून बोलायला लागली वा पाल्हाळ लावायला लागली तर तिला शांतपणे अडवून ‘वेळेची मर्यादा आहे, तुमचे मुद्दे थोडक्यात सांगा,’ हे सांगावं.

ऑनलाइन मीटिंगची सुरू होण्याची आणि संपण्याची वेळ काटेकोरपणे पाळावी. हे आपण सतत करत गेलो की इतर सहकारीही करायला लागतात.

मीटिंगच्या शेवटी जे बोललो त्याचा आढावा घेऊन पुढील पावलं नेमकी काय आहेत याची यादी कु णी लिहिणार आहे का, हे विचारावं. कु णी लिहिणार नसेल तर स्वत: लिहावी आणि मीटिंगमधल्या सगळ्यांबरोबर मीटिंग संपताक्षणी ती शेअर करावी.

ऑनलाइन मीटिंग्ज हा ‘करोना’नंतरच्या ‘न्यू नॉर्मल’चा अत्यंत महत्त्वाचा असा अविभाज्य घटक आहे. त्या सुरक्षितपणे अन् प्रभावीपणे वापरणं हे आपल्या सगळ्यांच्याच हिताचं आहे.

(लेखक मुक्तस्रोत तंत्रज्ञानामध्ये आंतरराष्ट्रीय पातळीवर काम करणारे प्रशिक्षक आणि वक्ते आहेत.)

लोकसत्ता आता टेलीग्रामवर आहे. आमचं चॅनेल (@Loksatta) जॉइन करण्यासाठी येथे क्लिक करा आणि ताज्या व महत्त्वाच्या बातम्या मिळवा.

First Published on October 17, 2020 2:09 am

Web Title: safety of online meetings mahamohajal dd70
Next Stories
1 सायक्रोस्कोप : निरोगी विलगता
2 मनातलं कागदावर : बेबी बम्प!
3 पत्र लिहिणाऱ्यांसाठी
Just Now!
X