सहकारी संस्थेच्या दुरुस्ती-देखभालीचे काम कसे करायचे याासाठीचे नियम, पद्धत ठरलेली असते. ती पाळणं महत्त्वाचं आहे.संस्थेच्या दुरुस्ती-देखभाल कामासंदर्भात तज्ज्ञाकडून मिळालेल्या अहवालाच्या आधारे, ज्यामध्ये निविदा कशा मागवाव्यात, कामाचा दर्जा आणि गुणवत्ता, कामाची हमी, मालाचा दर्जा, कामाचे क्षेत्रफळ, दुरुस्ती-देखभाल संदर्भातील कामावर येणारा खर्च व करआकारणी धरून येणारा एकूण खर्च, करारपत्रातील अटी, ठेकेदाराचा अनुभव, त्याचे परवाने, त्याचा नोंदणी क्रमांक, पॅन व टॅन कार्ड क्रमांक इत्यादी माहिती समाविष्ट आहे. त्याआधारे निविदेचा मसुदा तयार करण्यात यावा. असा मसुदा वृत्तपत्र जाहिरातीद्वारे आणि संस्थेच्या सूचना फलकावर लावून प्रसिद्ध करण्यात येतो. त्याआधारे ठेकेदार तथा कंत्राटदाराकडून सीलबंद पाकिटातून निविदा मागविण्यात येतात.या सीलबंद निविदा मुदत संपेपर्यंत (निविदा पाठविण्याचा अंतिम दिनांक उलटेपर्यंत) उघडल्या जात नाहीत. मुदतीनंतर व्यवस्थापक समिती सभेपुढे या सीलबंद निविदा ठेवण्यात येतात. त्या उघडण्यापूर्वी सीलबंद निविदांच्या पाकिटावर बांधकाम दुरुस्ती समिती व व्यवस्थापक समिती सदस्यांच्या सह्य़ा घेण्यात येतात. त्यानंतर नियुक्त केलेले तज्ज्ञ आणि दोन्ही समित्यांचे सदस्य यांच्या उपस्थितीत त्या उघडण्यात येतात व तपशीलवार असलेल्या निविदांवरसुद्धा सर्व उपस्थितांच्या सह्य़ा घेण्यात येतात. त्याआधारे प्राप्त निविदांमधील माहितीचा तक्ता तयार करण्यात येतो. त्यावेळी निविदा मागविण्याची कार्यवाही पूर्ण होते.असा परिपूर्ण तक्ता सर्वसाधारण सभेपुढे चर्चा करून निर्णय घेण्यासाठी ठेवण्यात येतो. त्यावेळी संबंधित तज्ज्ञ व्यक्तींच्या सल्ल्याने व मार्गदर्शनाने गुणवत्ताधारक तसेच दर्जेदार, परिपूर्ण आणि योग्य असलेली, तुलनेत कमी खर्च व कामाची दीर्घ हमी देणारी निविदा विचारात घेऊन त्याला मंजुरी देण्यात येते व त्यानुसार संस्थेचे देखभाल-दुरुस्ती काम सुरू करण्यात येते.इथे निविदा मंजुरीची कार्यवाही पूर्ण होते. तिथपासून सहकारी गृहनिर्माण संस्थेच्या व्यवस्थापक समितीची कार्यवाही सुरू होते. परंतु असे कामकाज सुरू करण्यापूर्वी ज्या कंत्राटदाराची किंवा ठेकेदाराची अथवा व्यावसायिक संस्थेची निविदा ज्या सर्वसाधारण सभेमध्ये मंजूर करण्यात आली आहे, त्यानुसार व्यवस्थापक समितीने संस्थेच्या वतीने आणि संस्थेच्या हिताला बाधा येणार नाही, असा नोंदणीकृत करारनामा करावयाचा असतो. तो सर्वसमावेशक असावा म्हणून नियुक्त तज्ज्ञांच्या सल्ल्याने व सर्वसाधारण सभेच्या मंजुरीने तो तयार करायचा असतो. यामध्ये ज्याच्याबरोबर करारनामा करावयाचा आहे, त्याचा नोंदणी क्रमांक, पॅन कार्ड व टॅन कार्ड क्रमांक, निविदांसंदर्भात करावयाच्या कामाच्या हमीचा कालावधी, अनामत ठेव रक्कम व ती परत करावयाचा (बिनव्याजी) कालावधी, गृहनिर्माण संस्थेमधील करावयाच्या कामाचा सविस्तर तपशील, एकूण खर्चाची रक्कम, ती किती टप्प्यांत द्यावयाची याचा तपशील, कामाचा दर्जा इत्यादी महत्त्वाचा तपशील करारनाम्यात नमूद करावयाचा असतो. या सर्वसमावेशक करारनाम्याचा मसुदा त्याच सर्वसाधारण सभेत मंजूर करून घ्यायचा असतो. त्याचप्रमाणे गृहनिर्माण संस्थेच्या व्यवस्थापक समितीलासुद्धा आवश्यक असलेले सर्व अधिकार याच सभेत द्यावयाचे असतात. अशा प्रकारे करारनाम्यासंदर्भातील कार्यवाही पूर्ण झाल्यानंतर व्यवस्थापक समितीने संबंधित व्यक्ती किंवा व्यावसायिक संस्था यांच्याबरोबर करार करून तो नोंदणीकृत करावयाचा असतो. मात्र असे करार नोटराइज्ड केल्यास संस्थेच्या हिताला बाधाकारक ठरण्याची शक्यता जास्त असते. तसेच असे करार बेकायदेशीर ठरल्यास व्यवस्थापक समिती कारवाईस पात्र ठरू शकते. त्यामुळे करारनामा नोटराइज्ड न करता तो नोंदणीकृतच करावा. करारनाम्यातील तरतुदीनुसार, संस्थेच्या व्यवस्थापक समितीने केलेल्या व करावयाच्या कामकाजासंदर्भातील सर्व रकमा अ‍ॅडव्हान्सड् (आगाऊ रकमा) अथवा कामकाजाच्या नंतरच्या असतात, त्या रेखांकित धनादेशाद्वारेच संबंधितांना अदा करावयाच्या असतात. रेखांकन न केलेल्या धनादेशाद्वारे अदा केलेल्या रकमा संबंधित पदाधिकाऱ्यांकडून अथवा व्यवस्थापक समितीकडून वसुलीस पात्र ठरण्याची शक्यता असते. त्यामुळे संस्थेच्या दुरुस्ती-देखभालीसंदर्भातील सर्व रकमा रेखांकित धनादेशाद्वारेच अदा करण्याची जबाबदारी व्यवस्थापक समितीमधील पदाधिकाऱ्यांबरोबरच समिती सदस्यांचीसुद्धा आहे. त्यामुळे व्यवस्थापक समिती सदस्यांनासुद्धा आपली जबाबदारी टाळता येणार नाही. याकरिता कंत्राटदार, ठेकेदार किंवा व्यावसायिक कंपनीने केलेल्या कामासंदर्भात अहवालासोबत देयके किंवा बिले दिल्यानंतर संबंधित तज्ज्ञ (आर्किटेक्ट, इंजिनीयर, वकील इत्यादी.) आणि बांधकाम समिती सदस्य आदी संबंधितांच्या अभिप्रायासह व शिफारसीनंतर रक्कम अदा करावयाच्या सूचना घेऊन व्यवस्थापक समितीने त्यांच्या सभेत मंजुरी घेऊन नंतरच अशा रकमा संबंधितांच्या नावे रेखांकित धनादेशाद्वारे अदा करावयाच्या असतात. अशी देयके अदा करण्यापूर्वी टीडीएसची रक्कम कपात करून अशी कपात केलेली रक्कम १५ दिवसांच्या आत संबंधित बँकेत सविस्तर तपशिलासह भरणा करावयाची असते. संबंधितांना अदा केलेल्या रकमांची रीतसर पावती घेऊन, संबंधित व्हाऊचरवर धनादेश घेणाऱ्या व्यक्तीची रेव्हेन्यू स्टँप लावून सही घ्यावयाची असते. संस्थेच्या देखभाल-दुरुस्ती कामकाजासंदर्भातील अंतिम रक्कम अदा करण्यापूर्वी बांधकाम समिती सदस्यांसह सर्व संबंधित तज्ज्ञांचे अभिप्राय आणि शिफारसी घ्यावयाच्या असतात. त्यानंतर व्यवस्थापक समितीच्या सभेत मंजुरी घेऊन अंतिम रक्कम अदा करायची असते. अशा प्रकारे दुरुस्ती-देखभालीसाठी झालेला एकूण खर्च वार्षिक सर्वसाधारण सभेपुढे सविस्तर तपशील व अभिप्रायासह मंजुरीसाठी ठेवून त्याला मंजुरी घ्यावयाची असते. त्याच वेळी देखभाल-दुरुस्तीचे काम पूर्ण झाल्याचे मानण्यात येते.(समाप्त)आवाहनसहकारी सोसायटीसंदर्भात तुमचे काही प्रश्न, शंका असल्यास जरूर पाठवा किंवा लोकप्रभाला ई-मेल पाठवा. पाकिटावर किंवा ई-मेलच्या विषय रकान्यात ‘सहकार जागर’ असा उल्लेख करावा.
