नथिंग ऑफिशिअल; एका मिनिटाचे महात्म्य!

मीटिंग संपल्यानंतर तो सहज म्हणाला, ‘मला अजून थोडा वेळ मिळाला असता, तर मी नीट समजावून सांगितलं असतं.’ तेव्हा मनात एक विचार आला की खरंच मुळात समस्या वेळेची होती का? की समस्या त्याच्या विचारांच्या स्पष्टतेची होती? कारण तुमचे विचार स्पष्ट असतील, तर ते सांगायला एक मिनिटही पुरेसं ठरतं. आणि तुमचे विचारच स्पष्ट नसतील, तर दहा मिनिटं काय कितीही वेळ मिळाला तरी आपण महत्त्वाचे मुद्दे सोडून भलत्याच गोष्टींभोवती गोल गोल फिरत राहतो. मग आपले विचार स्पष्ट का होत नाहीत? त्यात स्पष्टता का नसते? याचं कारण आपण तयारी करताना अनेकदा विचारांची नाही, तर त्या संदर्भातील माहितीची तयारी करत असतो. हे थोडं आणखी स्पष्ट करून सांगायचं तर… एखाद्या विषयावर जेव्हा आपल्याला बोलायचं असतं, तेव्हा आपण त्या संदर्भातले अनेक रिपोर्ट्स वाचतो, वेगवेगळ्या मासिक-पुस्तक, वर्तमानपत्र किंवा वेबसाईट्सवरचे लेख वाचतो, त्याबाबतीत काय काय रिसर्च झाला आहे ते शोधून त्याची माहिती गोळा करतो, त्याबाबतीतली आकडेवारी लक्षात ठेवतो. एखाद्या विषयावर जितकी जास्त माहिती आपण सांगू तितका समोरच्या व्यक्तीवर आपला प्रभाव पडेल, असं आपल्याला वाटत असतं, पण खरंच तसं होतं का?

बहुतेक वेळा लोकांना आकडे लक्षात राहत नाहीत, त्यांना लक्षात राहतात ते तुमचे इनसाईट्स (insights). लोकांना समोरच्याकडून अशी माहिती ऐकायची असते, जी त्यांना आधी माहिती नसते किंवा एखादी गोष्ट अशा दृष्टिकोनातून समजून घ्यायची असते, ज्याचा त्यांनी याआधी कधी विचारच केलेला नसतो. आणि म्हणूनच माहिती (information) आणि अंतर्दृष्टी (insights) यामध्ये मोठा फरक आहे. माहिती शोधण्यासाठी आपल्याला काही सेकंद पुरेसे असतात, पण एखाद्या विषयासंदर्भातली मतं, विचार, अभ्यास ठाम व्हायला अनुभव, निरीक्षण आणि विचारांची गरज असते. म्हणूनच एखाद्या प्रेझेंटेशननंतर लोक असं म्हणत नाहीत, ‘त्याने खूप आकडे सांगितले.’ ते म्हणतात, ‘त्याने आज एक अशी गोष्ट सांगितली, ज्याचा मी कधी विचारच केला नव्हता.’ आणि इथेच एका वेगळ्या कौशल्याची गरज निर्माण होते.

प्रेझेंटेशन असो, मीटिंग असो किंवा मुलाखतीत यशस्वी ठरणारे लोक हे सगळ्यात जास्त माहितीचा संग्रह असलेले असतातच, असं नाही. ते असे लोक असतात, जे कमी वेळात स्पष्टपणे आणि मुद्दयाचं बोलू शकतात. कमीत कमी वेळेत मुद्देसूद मांडणी करण्याचं हे कौशल्य विकसित करण्यासाठी मला काही गोष्टी उपयुक्त वाटतात.

१. तुमच्या विषयाच्या मांडणीची सुरूवात करण्याआधी त्याचा शेवट काय आणि कसा करायचा आहे हे आधी ठरवा. तुमचं बोलणं संपल्यावर त्यातून समोरच्या व्यक्तीने एकच गोष्ट लक्षात ठेवायची असेल किंवा समजून घ्यायची असेल तर ती कोणती? हा विचार आधी करा.

२. तुमच्याकडच्या विषयाची माहिती नाही, तर त्याच अर्थ समोरच्यांना सांगा. कुठल्याही विषयाची मांडणी करताना त्याबाबतची आकडेवारी आणि तथ्यं महत्त्वाची असतातच. पण, त्या आकड्यांचा नेमका अर्थ काय? त्याचा परिणाम काय होणार? हे समजलं, तर तो विषय अधिक लक्षात राहतो.

३. एका वेळी एकच मुद्दा सांगण्यावर भर द्या. पाच गोष्टी अर्धवट सांगण्यापेक्षा एक गोष्ट पूर्णपणे समजावून सांगितली, तर ती जास्त प्रभावी ठरते.

४. तुमचा विषय अधिक चांगल्या पध्दतीने मांडण्यासाठी उदाहरणांचा वापर करा. अनेकदा संकल्पना, व्याख्या आपण चटकन विसरून जातात. मात्र, उदाहरणांसह गोष्टी समजावून सांगितल्या असतील तर ती उदाहरणं आणि माहिती लक्षात राहते, संकल्पनाही सहज लक्षात येते.

५. मीटिंग किंवा कार्यक्रमाच्या आधी स्वतःची चाचणी घ्या. कोणताही एखादा विषय मोबाईलवर एक मिनिटाचा टायमर लावून समजावून सांगण्याचा प्रयत्न करा. जर त्यापध्दतीने मिनिटभरात तुम्हाला विषय मांडता येत नसेल तर बोलण्याच्या पध्दतीत नव्हे, आपल्या विचारांमध्ये, आपल्याला काय सांगायचं आहे यात अजून स्पष्टता आणण्याची गरज आहे हे लक्षात घ्या.

आज कृत्रिम बुध्दिमत्तेच्या (artificial intelligence) युगात माहिती प्रत्येकाकडे आहे. माहितीमुळे फरक पडत नाही, तर विचार करण्याच्या पद्धतीने वेगळेपणा साधला जातो. एखादी गुंतागुंतीची गोष्ट इतक्या सहजपणे समजावून सांगणं की समोरच्याही व्यक्तीकडून ‘अरे, इतकं सोपं होतं का!’ अशी उत्स्फूर्त प्रतिक्रिया मिळावी, हेच या संवादाचं खरं कौशल्य आहे. म्हणून पुढच्या वेळी एखाद्या महत्त्वाच्या मीटिंगला, मुलाखतीला किंवा प्रेझेंटेशनला जाण्यापूर्वी स्वतःला फक्त एक प्रश्न विचारा, ‘जर मला हा विषय फक्त एका मिनिटात सांगायचा असेल, तर मी नेमकं काय सांगेन?’ कदाचित त्या एका प्रश्नाचं उत्तरच तुमचं पुढचं प्रेझेंटेशन, पुढची मुलाखत किंवा पुढची मोठी संधी बदलणारं ठरेल.