– अश्विनी खांडेकर
‘‘आधी असं सांगितलं नव्हतं… आता पुन्हा बदल?’’ ऑफिसमध्ये काम करताना हा प्रश्न अनेकांच्या मनात येतो. कधी तो बोलून दाखवला जातो, तर कधी न बोलता काम पुन्हा सुरू होतं. कामाचं ब्रीफ (Brief)) देणार्‍या व्यक्तीकडे हा बदल करण्यामागे निश्चित कारण असतं. कधी नवीन माहिती मिळालेली असते, कधी आऊटपुट अपेक्षेप्रमाणे वाटत नाही, तर कधी आणखी चांगली आयडिया सुचलेली असते. कधी मार्केटची परिस्थिती बदललेली असते. त्या व्यक्तीच्या दृष्टीने काम अधिक चांगलं करण्याचा हा प्रयत्न असतो. पण, एकासाठी तो फक्त बदल असतो. तर दुसर्‍यासाठी मात्र पुन्हा करावं लागणारं काम.
बहुतेक वेळा कामाचं ब्रीफ बदललं असलं तरी डेडलाइन तीच राहते. आपलं इंटेन्शन योग्य असणं आणि कामाची दिशा स्पष्ट असणं, या दोन वेगळ्या गोष्टी आहेत. काही अपेक्षा डोक्यात असतात; पण ब्रीफमध्ये नसतात. काम समोर आल्यानंतर त्या सांगितल्या जातात. मग प्रश्न पडतो, ‘काम अपेक्षेप्रमाणे झालं नाही की अपेक्षाच स्पष्ट सांगितल्या गेल्या नाहीत?’ म्हणून कुठल्याही प्रोजेक्टविषयी ब्रीफ देण्याआधी चार गोष्टी स्पष्ट करणं गरजेचं आहे.
ऑब्जेक्टिव्ह स्पष्ट करा
हे काम का करायचं आहे, त्याची गरज काय आहे आणि त्यातून नेमकं काय साध्य व्हायची अपेक्षा आहे, हे स्पष्ट सांगा. एकापेक्षा जास्त अपेक्षा असतील, तर प्राधान्य कशाला आहे, हे ठरवा. अपेक्षित परिणाम स्पष्ट नसेल, तर काम सुरू झाल्यावर अपेक्षा बदलत राहतात.
टाइमलाइन स्पष्ट सांगा
काम कधी पूर्ण हवं, पहिला आढावा कधी घ्यायचा आणि बदलांसाठी किती वेळ ठेवायचा, हे आधी ठरवा. दिलेल्या वेळेत काम शक्य आहे का, हे करणार्‍या व्यक्तीकडूनही समजून घ्या. त्या व्यक्तीकडे आधीच असलेली कामं विचारात न घेता दिलेली तारीख प्रत्यक्षात पाळणं कठीण होऊ शकतं.
अपेक्षित फॉरमॅट स्पष्ट करा
अंतिम काम कोणत्या स्वरूपात हवं, किती सविस्तर हवं आणि त्यात काय असणं आवश्यक आहे, हे आधी सांगा. शक्य असेल तर नमुना दाखवा. त्यातलं नेमकं काय अपेक्षित आहे, हेही समजावून सांगा. काम पूर्ण झाल्यावर त्याचं स्वरूप बदलायला सांगितलं, तर बरीच मेहनत पुन्हा करावी लागू शकते.
अपेक्षित बदलांची यादी करा
काही माहिती यायची असेल किंवा एखादा निर्णय बाकी असेल, तर त्यामुळे काय बदलू शकतं, याची कल्पना टीमला द्या. त्या बदलांसाठी वेळ ठेवा. त्यावर अवलंबून असलेलं काम कधी सुरू करायचं, हे ठरवा. काय पक्कं आहे आणि काय अजून ठरायचं आहे, हा फरक स्पष्ट असू द्या.
या चार गोष्टी लिहून काढायला वेळ लागेल. पण, नंतर तेच काम पुन्हा करण्यासाठी लागणार्‍या वेळेपेक्षा तो कमीच असू शकतो. ब्रीफ दिल्यावर समोरच्या व्यक्तीचे प्रश्न ऐकून घेणंही महत्त्वाचं आहे. कधी त्या प्रश्नांतून आपल्या विचारात राहिलेल्या जागा दिसतात. त्यांना अडथळा समजण्याऐवजी काम सुरू होण्यापूर्वी स्पष्टता आणण्याची संधी म्हणून पाहायला हवं.
अर्थात, यानंतरही ब्रीफ कधीच बदलणार नाही, असं नाही. नवीन माहिती मिळाल्यावर निर्णय बदलावा लागू शकतो. पण, प्रत्येक नवीन आयडिया लगेच सुरू असलेल्या कामात आणण्याची गरज असतेच असं नाही. आणि ही जबाबदारी जशी ब्रीफ देणार्‍याची असते, तशीच ब्रीफ घेणार्‍यांचीही असते. पूरक प्रश्न विचारा, पूर्ण क्लॅरिटी मिळवण्याचा प्रयत्न करा आणि काम सुरू करण्याआधी समजलेलं ब्रीफ समोरच्या व्यक्तीकडून कन्फर्म करून घ्या. म्हणून ब्रीफ देताना किंवा घेताना स्वत:ला एक प्रश्न विचारायला हवा, ‘हा ब्रीफ तसाच एक्झिक्युट केला, तर अपेक्षित रीझल्ट मिळेल का? उत्तर स्पष्ट नसेल, तर काम सुरू करण्यापूर्वी थोडं थांबा आणि आवश्यक ती सगळी माहिती आधी गोळा करून मग पुढचं पाऊल उचलणं अधिक सयुक्तिक ठरेल.
viva@expressindia.com
