21 July 2019

News Flash

व्यवस्थापन कामाचं

हल्लीच्या बदललेल्या काळात सुसंस्कृत आणि विचारी घरांमध्ये ‘घरकाम हे फक्त स्त्रीचेच काम’ या विचारामध्ये बदल होताना दिसतोय.

(संग्रहित छायाचित्र)

प्रा. डॉ. अपर्णा महाजन

समाजजीवन, घरकाम, नातेसंबंध असो वा  वजन कमी करणं , घरातला सणसमारंभ,  रोजचं घरकाम, सध्याच्या धकाधकीच्या काळात घर आणि काम करतानाची कसरत अशा कोणत्याही बाबतीत  ‘कायझेन’ चं  ‘आपण करू त्या कामात अत्युत्तम दर्जा गाठायचा असेल तर त्या कामात दररोज छोटी-छोटी सुधारणा करत जाणं’ – हे तत्त्व उपयोगी पडतं.

हल्लीच्या बदललेल्या काळात सुसंस्कृत आणि विचारी घरांमध्ये ‘घरकाम हे फक्त स्त्रीचेच काम’ या विचारामध्ये बदल होताना दिसतोय. हा बदल व्हायलाच हवा. आजूबाजूच्या धकाधकीच्या दिनक्रमात किती तरी स्त्री-पुरुषांना घर आणि काम दोन्हीची कसरत करावी लागते. या शब्दांच्या परीघामध्ये आपण स्वत:, भवताल, समाजजीवन, नातेसंबंध, घर व्यवस्थापन, कामाची वा नोकरीची जबाबदारी असे अगणित घटक येतात. आपल्या आवाक्याबाहेर यातली एक जरी परिस्थिती गेली की त्याचा परिणाम इतर गोष्टींवर होतोच होतो. मग तणावयुक्त परिस्थिती निर्माण होते. विस्कटल्यासारखे होते. या सगळ्यात आपण विविध कार्यालयांमध्ये जशा वेगवेगळ्या प्रणाली, व्यवस्था असतात तशा स्वत:साठी वापरल्या तर अवघड वाटणारी परिस्थिती सहजपणे काबूत ठेवणे शक्य आहे. त्याने कामातला, जबाबदारीतला आनंद घेऊ शकतो. घरकामाबरोबरच शिक्षणातील लक्ष्यपूर्ती असो, समाजजीवन असो, किंवा नातेसंबंध, सगळ्यांचं व्यवस्थापन करण्यासाठी ‘कायझेन’ तत्त्वाचा वापर केला तर प्रत्येक काम आनंदाचा झरा बनेल आणि आपल्याला खरेखुरे  समाधान देईल असे वाटते.

यासाठी व्यवस्थापन महत्त्वाचे. व्यवस्थापनाचे धडे घेणारा आणि देणारा माणूस हा कामावरची श्रद्धा आणि ते काम आटोकाट नीटपणे पार पडण्यासाठीची मेहनत; या दोन महत्त्वाच्या घटकांना महत्त्व देतो. त्यासाठी जगभरात विविध संस्थांमध्ये वापरल्या जाणाऱ्या अनेक प्रणालींचे दाखलेही देत असतो. जसे ‘सिक्स सिग्मा’. कामातल्या उणिवा शोधून त्या कमी करण्यासाठीची एक संकल्पना. दुसरी जपानची ‘फाइव एस’. उत्पादन क्षेत्रातली अत्यंत लोकप्रिय प्रणाली. एसपासून सुरू होणारे जपानी शब्द, जसे सिरी, सितोन, सिसो, सिकेत्सू, शित्सुके. या उत्पादनातल्या गुणवत्तेला परिमाण मिळवून देणाऱ्या पायऱ्या. इंग्रजीमध्ये त्यासाठी सॉर्ट, सेट इन ऑर्डर, शाइन, स्टँडर्डाइज आणि सस्टेन असे शब्द वापरले आहेत. पण याचबरोबर सर्वाधिक लोकप्रिय ठरलेली आणि माझ्या मते अगदी लहान गोष्टीपासून, किचकट आणि मोठय़ा गोष्टींपर्यंत ज्याचा वापर केला जातो, वापर करणं सोपं जातं, अशी प्रणाली म्हणजे ‘कायझेन’.

माझ्या आयुष्यात आठ-नऊ वर्षांपूर्वी ‘कायझेन’ आलं. मी एका बहुराष्ट्रीय कंपनीमध्ये कॉर्पोरेट लोकांना शिकवायला जात असे. संवादकौशल्य, लेखनकौशल्य, सॉफ्ट स्किल्स या आणि अशासारखे विषय शिकवता-शिकवता एके दिवशी एचआर अधिकाऱ्याने मला ‘कायझेन’ या विषयावर व्याख्यान देण्यास सांगितले. या संधीचा फायदा घेऊन मी यासाठी अनेक व्यवस्थापनाची पुस्तके वाचली, चाळली. ‘गुगल’चीही मदत घेतली. काही कार्यशाळांना गेले आणि ‘कायझेन’ आतून-बाहेरून नीट समजून घेतले. व्याख्यानाचा दिवस उजाडला. बहुराष्ट्रीय कंपनी असल्यामुळे सगळी परिमाणे, व्यवस्था, प्रणाली आंतरराष्ट्रीय दर्जाची. आणि माझा ‘कायझेन’चा तास सुरू झाला..

काय आहे हे ‘कायझेन’ तत्त्व? हा एक जपानी शब्द आहे. काई आणि झेन या दोन अक्षरांनी बनलेला. काई अधिक झेन – कंटिन्युअस इम्प्रूवमेंट विथ स्मॉल चेंजेस. काई म्हणजे कंटिन्युअस इम्प्रूवमेंट. झेन म्हणजे बेटर चेंज म्हणजेच अधिक चांगल्यासाठी सातत्यानं छोटे छोटे बदल वा सुधारणा करणं. यात दोन्ही घटकांना तेवढेच महत्त्व आहे. यातला एक जरी नसला तर ‘कायझेन’ नाही. उदाहरणार्थ, मला वजन कमी करायचे आहे, हे ठरवणे हा पहिला घटक आणि त्यासाठी सातत्याने थोडे-थोडे प्रयत्न करत राहणे, हा दुसरा.

साकिची टोयोडा  हे या तत्त्वाचे मूळ प्रणेते.  त्यांच्या ‘टोयोडा’ कंपनीतही ही सगळी तत्त्वे वापरली जात होतीच. म्हणजे ध्येयनिश्चिती, संघ रचना, नियोजन, विपणन, दूरदृष्टी, संघटन वगैरे. पण इतर कंपन्यांपेक्षा त्यांच्या कंपनीत एक महत्त्वाचा फरक होता, तो म्हणजे चाकोरीपेक्षा वेगळ्या नजरेनं या प्रत्येक घटकाकडे पाहणं. त्यांनी आपल्या सहकाऱ्यांसमोर एक विचार मांडला. ‘ओपन द विंडो, इट इज द बिग वर्ल्ड आऊट देअर.’ या नव्या दृष्टीने प्रत्येकाने दर्जा, कार्यालयीन संस्कृती, सुरक्षितता आणि इतर गोटींकडे पाहायला सुरुवात केली. याचा परिणाम म्हणून मालाची त्वरित पोच, उत्पादन खर्च कमी, गिऱ्हाइकाचे समाधान, उत्तम सांघिक काम, उत्तम दर्जा असा फरक पडला.

मसाकी इमाई यांनी १९८६ मध्ये ही संकल्पना जगापुढे मांडली. टोयोडा  यांच्या विचाराला तत्त्वज्ञानाची बैठक दिली आणि ‘कायझेन’ हा यशासाठी परवलीचा शब्द झाला. आपण करू त्या कामात अत्युत्तम दर्जा गाठायचा असेल तर त्या कामात दररोज छोटी-छोटी सुधारणा करत जाणे हा विचार मांडताना पारंपरिक पाश्चिमात्य विचार आणि ‘कायझेन’ विचार यातला फरक त्यांनी समजावून सांगितला. ‘आधी करा. ते अधिक चांगले करा. त्यात सुधारणा करा. (जरी त्यात मोडतोड झाली नसेल तरी..) कारण आपण जर असे केले नाही तर जे हे करतील त्यांच्याशी आपण स्पर्धेत टिकू शकणार नाही.’ आणि आपल्याला जर काही स्थान मिळवायचं असेल, यश मिळवायचं असेल तर दररोज आपण करत असलेल्या गोष्टींमध्ये छोटय़ा छोटय़ा सुधारणा करत, त्या यशाच्या बिंदूपर्यंत पोचणे म्हणजे ‘कायझेन’.

माझं व्याख्यान झालं. आणि आमची चहाची सुट्टी झाली. आंतरराष्ट्रीय कंपनीतली चहाची सुट्टी, त्यामुळे त्याचाही दर्जा तसाच. एक टापटीप पोशाखातली, उंच टाचांच्या बुटांचा आवाज करत एक मुलगी एका सुंदर ढकलगाडीवर चकचकीत चहाचे कंटेनर, छान कप, प्लास्टिकनं झाकलेले बिस्किटांचे ट्रे घेऊन आली. चहा झाल्यावर पुन्हा आली. या वेळेस उच्च दर्जाचा वायपर घेऊन आली. खाली सांडलेला चहा पुसला. मी तिला म्हटलं, ‘‘या कंटेनरला एक ग्लास अडकवून ठेवलास तर चहा खाली सांडणार नाही.’’ तिला पटले. सगळा क्लास एकसुरात म्हणाला, ‘धिस इज कायझेन!’ प्रात्यक्षिकासह सगळ्यांना ‘कायझेन’ समजल्याची ही पावतीच होती.

त्या दिवशीपासून ‘कायझेन’ हे प्रत्येक ठिकाणी कसे उपयोगाचे आहे हे बघण्याची एक खिडकीच माझ्यासाठी उघडली. महाविद्यालयात विद्यार्थाना लक्ष्यपूर्ती शिकवणे असो वा समाजजीवन असो, घरकाम असो किंवा नातेसंबंध. एवढंच काय वजन कमी करणं, किंवा वजन वाढवणं असो, घरातला सणसमारंभ असो किंवा दररोजचे घरकाम अथवा सध्याच्या धकाधकीच्या काळात घर आणि काम करतानाची कसरत असो,  ‘कायझेन’ ही प्रत्येकाला चपखल बसणारी किल्ली आहे. फक्त ‘कायझेन’ कसे उपयोगात आणायचे हे मात्र प्रत्येकाने वैयक्तिक गरजेनुसार ठरवायचे

स्वत:चे व्यक्तिमत्त्व सुधारणे – 

* मला स्वत:मध्ये कशा प्रकारचा बदल पाहिजे?  माझ्यातले नेमके गुण कुठले? दोष कुठले? याचे अत्यंत परखडपणे परीक्षण करणे आणि त्यात ‘कायझेन’ तत्त्वांनी सुधारणा करणे.

घरकाम व्यवस्थापन –

* स्वयंपाक घर नियोजन आणि कृती-

स्वयंपाकाची तयारी – यामध्ये आठवडय़ाच्या भाज्या, लसूण सोलून ठेवणे, खोबरे खरवडून ठेवणे, सुके खोबरे, एखादा ओला मसाला वाटून ठेवणे, पालेभाज्या, फळभाज्या, सॅलडसाठीचे जिन्नस, कणीक भिजवून ठेवणे, मोड आलेली एक-दोन कडधान्ये, हवे असणारे मसाले, वगैरे वगैरे. हे तयार असेल तर सकाळी डबा करणे हे ताणाचे काम मुळीच वाटणार नाही.

घर स्वच्छता-

* महिन्यातून एकदा कोळिष्टके काढून घेणे. गरजेनुसार पेस्टीसाइड्स मारणे. त्याचेही टाइमटेबल ठरवणे.

 कपडे व्यवस्थापन –

* दररोजचे कपडे धुण्याचे टाइमटेबल, पांढरे कपडे धुण्याचे टाइमटेबल, सुती कपडे कडक करण्याचे टाइमटेबल, इस्त्रीला टाकण्याचे टाइमटेबल, कपाटात वेगवेगळे कप्पे करणे, त्यात वेगवेगळ्या पाउचेसमध्ये,  हॅंगरला कपडे अडकवून ठेवणे, त्यांच्या जागा ठरवणे.

बैठकीची खोली-

* पडदे, सोफा कव्हर स्वच्छता, धुळीपासून संरक्षण, गालीचा स्वच्छ करण्याची पद्धत शोधून काढणे,

अभ्यासाची/ पुस्तकांची खोली –

* साहित्यप्रकाराप्रमाणे पुस्तकांची मांडणी करणे, पुस्तकांना नंबर देणे,

आर्थिक व्यवस्थापन –

* आपल्याकडे आहेत त्या पशांची आपल्या गरजेनुसार विभागणी करणे. त्यात शिक्षण, रेशन, दूध, मोलकरीण, वृत्तपत्र, वीज बील आदी जे काही खर्च असतील ते आणि त्याबरोबर मौजमजा, भेटवस्तू देणे, पार्लर, सहल आणि इतर गोष्टींसाठी तजवीज ठेवणे. त्यात छोटय़ाछोटय़ा सुधारणा करून नियोजन अधिकच चांगले करणे.

पार्टी व्यवस्थापन –

* कितीही माणसे आली तरी घरी सगळ्यांनी मिळून मेनू आखणे आणि करणे यासारखा आनंद तयार अन्न आणण्यात नसतो. ज्यांनी हा अनुभव घेतला असेल त्यांना हे माहीत असेलच आपण ज्यांनी घेतला नाही त्यांनी जरूर एकदा अनुभव घ्यावा. ,किती लोक येणार आहेत, काय किती खायला करायचे, त्याचे प्रमाण लिहून काढणे, गट करून कामे सोपविणे. टेबलावर पदार्थ भरून ठेवण्यापासून ताटे धुऊन ठेवेपर्यंत.

सामाजिक जीवन-

* सामाजिक अडथळ्यांना न जुमानता,  कोण काय म्हणेल याची भीती न बाळगता स्वत:चे ध्येय ठरवणे, त्यासाठी आवश्यक संभाषण कौशल्ये विकसित करणे, अभिव्यक्ती सुधारण्यासाठी चांगले वाचन आवश्यक असते. ते वाढवणे. चांगले वाचन आपलाला चांगले जगावे कसे हे शिकवते, समाजमाध्यमांवर देखील इमोजींचा उपयोग न करता शब्दांतून स्वत:च्या भावना व्यक्त करणे.

* दैनंदिन कामाचा कंटाळा टाळण्यासाठी उपाय शोधणे. जेणेकरून आपले आयुष्य अधिक चांगल्या दर्जाचे होईल.

* काम/ नोकरी/ व्यवसायाचे व्यवस्थापन- कागदपत्रे वेळच्या वेळी फाइलमध्ये लावणे, आवश्यक आणि गरजेच्या गोष्टींचे टिपण ठेवणे

अशा सगळ्या कामांमध्ये ‘कायझेन’ तत्त्वाने किती तरी गोष्टींची / सूचनांची भर आपण टाकू शकतो. प्रत्येक वेळी त्यात अधिक सुधारणा करू शकतो. जेवढी बारकाव्यांची यादी मोठी तेवढा कार्यक्रम नीटनेटका होण्याचे प्रमाण जास्त.

याची सुरुवात करताना मोठ्ठा बदल करायचा असेल तर आधी बदलाच्या छोटय़ा पायऱ्या आखल्या पाहिजेत. एकदम १०० टक्के बदलाची अपेक्षा न करता सुरुवातीला ५० टक्के, २५ टक्के बदलानं सुरुवात करावी. यशाचा बिंदू डोळ्यापुढे ठेवून प्रयत्न करावेत.

* बदल करताना ‘हे का होत नाही यापेक्षा हे कसं होईल’ हा विचार असला पाहिजे.

* बदल होत नाही यासाठी कोणतीही कारणे अथवा सबबी पुढे करता कामा नये.

*  बदल पटकन होत नाही. संयम पाहिजे.

अधिक चांगल्याची व्याख्या दररोज बदलत जाईल. एकदा या खिडकीतून पलीकडचे चित्र दिसू लागले की, आपल्या कल्पनेच्या, कर्तृत्वाच्या  आणि क्षमतेच्या अनेक छटा आणि त्यामधले रंग आपल्याला दिसू लागतील. कामातून आपणच ब्रेक घेऊन स्वत:ला ताजेतवाने करण्याचे मार्ग शोधले पाहिजेत. उदाहरणार्थ, एखादा छान कॉफी ब्रेक किंवा शब्दखेळ सोडवणे ही यादी केवढी तरी मोठी होईल. पण हा ब्रेक आहे हे ध्यानात ठेवावे. यात मित्रांशी आयुष्याच्या गप्पा, छान संगीत ऐकणे, पुस्तक वाचणे, निसर्गात फिरायला जाणे किंवा एखादी सक्रिय करमणूक या गोष्टी येतील.

एक अगदी नक्की, की आपल्याला जे व्हायचं आहे ते आपण काही न करता, आहोत तसेच राहिल्यानं कदापि शक्य होणार नाही. पण प्रगतीच्या दिशेनं वाटचाल करत राहिलो तर विकास नक्कीच होईल. तेव्हा करा, अधिक चांगलं करा.

टोयोडा म्हणतात तसे, ‘ओपन द विंडो, इट इज द बिग वर्ल्ड आऊट देअर!’ असं केलं तर कार्यालयीन काम असो वा घरकाम, ते खरा आनंद, समाधान मिळवण्याचा स्रोत बनेल यात शंकाच नाही.

aparnavm@gmail.com

chaturang@expressindia.com

First Published on June 29, 2019 1:15 am

Web Title: work management kaizen housekeeping abn 97