आपली सर्व कार्यालये कागदविरहित करण्याचा संकल्प तडीस नेण्याचा चंग मुंबई महापालिकेने बांधला असून तब्बल ९० कोटी कागदपत्रांच्या स्कॅनिंगचे काम हाती घेण्यात आले आहे. ही कागदपत्रे ‘लोकल डेस्कटॉप’वर जतन केल्यानंतर ती सुरक्षित स्थळी हलवून पालिकेची कार्यालये अडगळमुक्त करण्यात येणार आहेत.
महापालिकेच्या वैधानिक समित्या, पालिका सभागृह आदींच्या बैठकीचे इतिवृत्तान्त, विविध कामांबाबतचे प्रस्ताव, नगरसेवकांनी सादर केलेले ठराव, प्रशासनाची निवेदने, विविध कामाच्या महत्त्वाच्या फाईल, योजना, करारनामे, कंत्राटे, पुनर्विकासासह विविध योजनांचे प्रस्ताव, खटल्यांची कागदपत्रे आदी दस्तावेजांनी महापालिका कार्यालयांतील बहुतांशी जागा अडवून ठेवली आहे. अनेक वर्षांपूर्वीच्या कागदपत्रांवर धूळ आणि जळमटे साचली आहेत. त्यामुळे पालिका कार्यालयांना ओंगळवाणे रूप आले आहे. या कागदपत्रांमधील तपशील महत्त्वचा असल्याने ते जतन करण्याशिवाय पालिकेपुढे पर्याय नव्हता. त्यामुळे इतकी वर्षे त्यांची साठवणूक करून ठेवण्यात आल्याचे एका वरिष्ठ अधिकाऱ्याने सांगितले.
मात्र आता कार्यालयांची या अडगळीपासून मुक्तता करण्यात येणार आहे. तब्बल १० ते १५ कोटी फायलींमधील सुमारे ९० कोटी कागदपत्रांच्या स्कॅनिंगचे काम पालिकेने हाती घेतले आहे. हे काम डेटामॅटिक्स कंपनीला देण्यात आले असून प्रतीकागद स्कॅनिंगसाठी या कंपनीला ३६ पैसे देण्यात येणार आहेत. आठ दिवसांपूर्वी या कंपनीने कागदपत्रांच्या स्कॅनिंगला सुरुवात केली आहे. स्कॅनिंग करून हे दस्तावेज ‘लोकल डेस्कटॉप’वर जतन करून ठेवण्यात येणार आहेत. याचे ‘बॅकप’ही घेण्यात येणार आहे, असे या अधिकाऱ्याने सांगितले.
स्कॅनिंग केल्यानंतर या कोटय़वधी फायली ठेवायच्या कुठे असा प्रश्न महापालिका प्रशासनाला पडला होता. मात्र त्यावरही प्रशासनाने तोडगा शोधून काढला आहे. रिझव्‍‌र्ह बँक, सेबी, आयडीबीआय आदींची महत्त्वपूवर्ण कागदपत्रे महापे येथील स्टॉक होल्डिंग कॉर्पोरेशनने जपून ठेवली आहेत. ही कागदपत्रे सुरक्षित ठेवण्यासाठी शुल्क आकारण्यात येते. आपल्या सर्व फायलींचे जतन करण्यासाठी या कंपनीकडे सुपूर्द करण्याचा विचार महापालिका करीत आहे. एखाद्या वेळी महत्त्वाच्या दस्तावेजांची आवश्यकता भासल्यास ते त्या कंपनीकडून मागविता येतील. दस्तावेजांच्या जतनासाठी महापालिकेला वर्षांकाठी काही लाख रुपये या कंपनीस द्यावे लागणार आहेत. मात्र त्यामुळे पालिकेच्या सर्व कार्यालयांतील जागा मोकळी होईल आणि त्याचा अधिकाधिक वापर करता येणार आहे.