ध्येयपूर्ततेसाठी कायझेन तंत्राचा अवलंब

जपानी कंपन्या या वर्षांनुवर्षे आपल्या उत्पादनांमुळे व त्यासंबंधित विक्रीनंतरची सेवा यासाठी वाखाणल्या जातात. आपल्या उत्पादनांची गुणवत्ता टिकवून ठेवण्यासाठी या सर्वानी कायझेन नावाचे तंत्रज्ञान यशस्वीपणे राबविले आहे.  KAI आणि ZEN हे दोन शब्द छोटे छोटे चांगले बदल या भावनेशी निगडित आहेत. छोटय़ा-छोटय़ा गोष्टींद्वारे मोठीमोठी ध्येयं गाठता येतात, हा कायझेन विचारसरणीचा मूलभूत पाया आहे.
कायझेन हा प्रकार चार वेगवेगळ्या प्रकाराने उपयोगात आणता येतो. पहिल्या प्रकारात 3M  चे तत्त्व अंगीकारण्यात येते. दुसऱ्या प्रकारात 5S  चे तत्त्व तर तिसऱ्यामध्ये 5W  चे तत्त्व वापरण्यात येते. शेवटच्या प्रकारात Small’’ या शब्दाभोवती कायझेनची विचारसरणी फिरत राहाते.
(1) 3M– जापनीज भाषेत MUDA, MURI व MURA या शब्दांना खूप महत्त्व आहे. MUDA चा अर्थ आहे एखाद्या प्रक्रियेत येणारे अडथळे किंवा अनावश्यक गोष्टी; MURA  चा अर्थ एखाद्या प्रक्रियेतील अनिश्चितता/चढउतार. कायझेन टीम या तीनही M ना किमान पातळीवर ठेवण्यासाठी कार्यरत असते. उदा. उत्पादन करताना कमीतकमी वेस्ट मटेरिअल (कचरा वा अनावश्यक गोष्टी) निर्माण होतील यासाठी कायझेन टीम तोडगा शोधते किंवा कामाच्या ठिकाणी असे वातावरण/तंत्रज्ञान निर्माण होईल की ज्यायोगे उत्पादनप्रक्रियेतील जोखीम कमी होऊन, कर्मचाऱ्यांचे मानसिक व शारीरिक स्वास्थ्य जपले जाईल याकडेही कायझेन टीम लक्ष पुरवते. नेहमी एकाच गुणवत्तेचे उत्पादन व्हावे व गुणवत्तेमध्ये नकोसे असलेले चढउतार टाळले जातील यावरही कायझेन टीम उत्तर शोधते.
(२) जापनीज भाषेत खालील 5S  ना महत्त्व आहे. Seiri- Sorting, Seiton-  order, Seiso- Clean up, Seiketsu- standardization तसेच shitsuke- Discipline. कायझेन टीम या 5S  नुसार काम करते. उदा. कामाच्या ठिकाणी आवश्यक तसेच अनावश्यक गोष्टींचा पसारा असतो. तेव्हा सर्वप्रथम दोन्ही प्रकारच्या गोष्टी वेगवेगळ्या
केल्या जातात आणि अनावश्यक गोष्टी कामाच्या ठिकाणाहून जातात. यामुळे जरुरी असलेली गोष्ट कमीतकमी वेळात  शोधता येते. त्यानंतर सर्व आवश्यक गोष्टी वेगवेगळ्या गटांत विभागल्या जातात जसे की स्क्रू, पान्हे एका ठिकाणी तर पेन्ट, ब्रश दुसऱ्या ठिकाणी यामुळे गोष्टींचा जमा-खर्च मांडणे सोपे होते, कोणती वस्तू कधी ऑर्डर करावी, हे पटकन कळते. कारण मोजदादही सोपी होते. कामाच्या ठिकाणी टापटीप, ताजेतवाने, आल्हाददायक, मोकळे वातारण असावे म्हणून पॅसेजमधील रद्दी/भंगारचे अडथळे दूर करणे, एअरकंडिशनरचे फिल्टर साफ करून कूलिंग इफेक्ट वाढवणे यासारखे साफसफाईचे कामदेखील कायझन टीम करते. दर्जा मानांकनाचे कामही हीच टीम करते. उदा. एखादी उच्चगुणवत्तेची गोष्ट तयार करण्यासाठी कोणते कच्चे माल किती प्रमाणात एकत्र करावेत, प्रक्रियेदरम्यान तापमान किती ठेवावे हे सर्व काटेकोरपणे नमूद केल्यास प्रत्येक वेळी एकाच गुणवत्तेचा माल तयार होतो व दर्जामधील फारकत टाळली जाते. सर्वात शेवटी कामाच्या ठिकाणी शिस्त पाळणे यावरही कायझेन टीम काम करते, कारण शिस्त पाळली गेली तर पहिले चार र आपोआप पाळले जातात.
(3) 5W- what, why, when, where & who हे पाच w दोन प्रकारे वापरून कायझेन टीम विविध सुधारणा
घडवून आणते. नक्की काय प्रॉब्लेम आहे व नक्की काय केले पाहिजे होते हे दोन प्रश्न विचारून टीम आपल्या विश्लेषणाचा श्रीगणेश करते. मग जे काही चांगले वा वाईट झाले ते का झाले हे विचारून घटनाक्रम उलगडण्याचा प्रयत्न केला जातो. घटना कधी घडली किंवा कधी घडायला पाहिजे होती हे विचारून कालमर्यादेबद्दल माहिती घेतली जाते. एखादी घटना कुठे घडायला हवी होती हे विचारून स्थळाचा पर्याय बरोबर आहे का हे तपासले जाते व सर्वात शेवटी मूळ योजनेनुसार कोणाला नेमके या सर्व प्रक्रियेसाठी नियुक्त करण्यात आले होते किंवा नेमके कोणाला त्या मूळ माणसाच्या जागी प्रत्यक्षात जबाबदारी देण्यात आली होती, हे विचारले जाते. यामुळे एखादी घटना योग्य वेळी, योग्य जागी, योग्य माणसाद्वारे न केली गेल्याने प्रॉब्लेम झाला का, हे सिद्ध केले जाते.
(४) कायझेनचा अर्थच मुळी छोटे छोटे सतत होणारे बदल असा असल्याने बेबी स्टेपप्रमाणे, छोटय़ा छोटय़ा प्रश्नांच्या आधारे सुधारणा केल्या जातात. त्यामुळे एकावेळी एकच छोटा प्रश्न विचारतो, एकावेळी एकच विचारावर लक्ष केंद्रीत करणे, एका वेळीा एकाच मुद्दय़ावर कृती करणे, एका वेळी एकाच किंवा छोटय़ा छोटय़ा अडचणींवर मार्ग काढणे, एखाद्या छोटय़ा यशाचा आनंदोत्सव साजरा करून पुढील आव्हानांसाठी मनोबल वाढवणे असे सर्व प्रकार कायझेन टीमद्वारे केले जातात. उदा. कंपनीचा नफा कसा वाढवावा हा जटील प्रश्न सोडविण्यासाठी सर्वप्रथम या प्रश्नाचे छोटय़ा छोटय़ा प्रश्नांमध्ये विभाजन केले जाते. नफा कसा वाढेल, याचे उत्तर कच्च्या मालाची किंमत कमी करून किंवा प्रक्रियेतील वेस्ट/गळती (कचरा) कमी करून किंवा मालाच खप वाढवून असे असते. पुढची पायरी म्हणजे एकाच प्रश्नावर लक्ष केंद्रित करणे- उदा. मालाचा खप कसा वाढवणे. आता या मुद्दय़ाशी निगडित कृतीवर लक्ष केंद्रित करावे. उदा. नवीन सेल्स-स्कीम काढणे, वितरकांचे जाळे वाढवणे किंवा कुशल सेल्समनची भरती करणे. वितरकांचे जाळे वाढविण्यात काही अडचणी असू शकतात. जसे की धडाडीचा वितरक आहे, पण आर्थिकदृष्टय़ा त्याची बाजू कमकुवत आहे किंवा आर्थिकदृष्टय़ा सक्षम वितरकाकडे धडाडीच्या सेल्समनची कमतरता आहे वगैरे. अशा वेळेस मग एकेका वितरकाला एक स्वतंत्र प्रॉब्लेम समजून त्यावर उत्तर शोधून आपल्या अंतिम ध्येयाकडे वाटचाल करणे अशी रणनीती कायझेन टीम आखते. सर्वात शेवटी भले सर्व वितरकांकडे उत्पादनाचा खप न वाढो, पण जरी एखाद्याकडे तो वाढला तर त्या वितरकाच्या टीमसोबत छोटे सेलिब्रेशन करून
यशाचा आनंद टीम कायझेनद्वारे लुटला जातो. डेमिंगच्या सिद्धांतानुसार कायझेनमध्ये plan-do-check- Action असे चक्र असते. थोडक्यात काय तर कायझेन एका कॅलिडोस्कोपसारखे असते. आपण ज्या नजरेने बघू, त्याप्रमाणे ते आपल्याला भासते.